Der var engang, hvor de interne kommunikationskanaler var til at overskue. I den analoge verden kunne man vælge mellem en medarbejderavis, et printet nyhedsbrev, plakater – eller en ølkasse. Så nemt er det ikke i dag. I dag er der nærmest et uendeligt antal af kanaler og indholdsformater at vælge imellem. Samtidig åbner de nye kanaler for en helt ny dimension – nemlig muligheden for at skabe dialog. Nu er det ikke længere kun ledelsen, der kan komme med deres perspektiv – alle kan. Nu handler det ikke længere om at overbevise medarbejderne, men om at skabe mening sammen gennem dialog. Det er en helt ny og anderledes udfordring for kommunikationsafdelingerne rundt omkring.

I denne artikel skal vi se på nogle af de mest anvendte interne kanaler i dag, og hvad deres muligheder og begrænsninger er.

Interne sociale medier
Facebook brød igennem lydmuren i 2006, og mange troede, at der ikke skulle gå længe, før alle virksomheder ville have et socialt netværk. Der var alt for mange fordele ved det. Tænk, hvis man kunne dele sin viden med en masse i organisationen, som man ikke kendte. Eller blot have en uformel dialog med topledelsen. Men der skulle gå lang tid, før det for alvor vandt indpas i organisationer. I dag i 2019 får man nærmest et socialt medie per default, hvis man har Office365-pakken fra Microsoft. Og det er svært at afgrænse fra, hvad et internt socialt medie egentlig er. Derfor foregår der en hel del intern kommunikation på eksterne sociale platforme, som LinkedIn, WhatsApp, Instagram og Facebook i dag.

Muligheder

• Interne sociale netværk er gode til at dele viden, crowdsource ideer, dele videoer, blogs, billeder og lave afstemninger.
• Der er rigtig gode muligheder for at skabe en engagerende dialog, der er drevet af medarbejderne og ikke af ledelsen.
• Der er gode muligheder for at dyrke nogle nicheområder, som der ikke er mulighed for på Intranettet.

Begrænsninger

• Det kan være dyrt at implementere et internt socialt netværk. Det viser sig ofte at være en stor misforståelse, hvis man tror, at man bare skal sætte strøm til. Et internt socialt netværk skal passes og plejes. Der skal derfor afsættes ressourcer til dette.
• Organisationskulturen kan være en begrænsning i sig selv. Måske har ledelsen ikke lyst til at deltage, eller medarbejderne er bange for, hvad der kunne ske, hvis de skulle skrive noget forkert. Den interne sociale mediepolitik kan også være formuleret så frygtindgydende, at man bare lader være med at deltage for en sikkerheds skyld.
• Den største udfordring er dog at få medarbejderne til at se meningen med et internt socialt medie. Hvis det er tydeligt, hvordan det hjælper dem til at blive bedre i deres job, så er der mulighed for succes. Hvis ikke, så bliver det svært. Det er derfor vigtigt, at der er afsat ressourcer til at identificere områder, hvor et internt socialt medie giver værdi.

E-mail
Tro det eller ej. I 2019 er e-mail stadig at finde i førerfeltet, når vi taler om den vigtigste digitale kommunikationskanal på arbejdspladsen. Hvis det virkelig er vigtigt, så er det stadig ofte en opfattelse i ledelsen og en forventning hos medarbejderen, at informationen lander i indboksen, før den lander på Intranettet.

Muligheder

• Har potentielt set en fremragende rækkevidde.
• E-mail er gratis at sende.
• Nemt at sende og distribuere via en liste af modtagere.
• Fungerer godt til at promovere indhold og andre formater – eksempelvis video, podcasts websider, blogs og så videre.
• Mulighed for at måle effekten af e-mailudsendelser.

Begrænsninger

• Vedligeholdelse af e-maillister kan være en udfordring for virksomheder, der ikke har en god datastruktur.
• E-mails kan hurtigt drukne i mængden.
• Ligesom så mange andre typer af indhold er en fængende eller relevant overskrift vigtig for at få opmærksomhed – det er blot tit, at det bliver glemt.
• Komplekse budskaber er svære at formidle i en e-mail. Generelt egner budskaber, der kræver en længere forklaring, sig ikke specielt godt i en e-mail.

Video
Brugen af videoer er vundet meget frem i de seneste år. I dag kan mobilen lave fine videoer i HD-kvalitet, hvilket ofte gør det overflødigt at hyre en kameramand til opgaven. Det har gjort det utroligt meget nemmere at producere videoer. Videoer er fede, fordi de kan bringe budskabet frem på en helt anden måde, end tekst kan. Video kan dog også bruges for meget – og forventningerne til mediet risikerer ofte at blive for høje.

Muligheder

• Autentisk måde at komme ud med sine budskaber på.
• Mulighed for at forklare komplekse budskaber på en enkel og effektiv måde.
• Kan være hurtigere at lave end at skrive en artikel – og dermed er der mulighed for at komme ud med noget hurtigt.

Begrænsninger

• Videoerne skal som hovedregel være korte. 2 minutter er allerede lang tid i dag. Hvis der laves længere videoer, er det en god ide at klippe dem op og servere dem i småbidder.
• Hvis ikke man ønsker at lægge sine videoer op på YouTube, Vimeo eller lignende, skal man have en intern platform at lægge dem op på. Det er stadig en udfordring for en del organisationer.
• Kræver god netværksforbindelse – især hvis man er en global virksomhed, kan det være en udfordring nogle steder i verden.
• Ofte undervurderes de barrierer, medarbejdere har for at se en video. Måske sidder man i et storrumskontor, der nødvendiggør høretelefoner. Eller også ser det dumt ud, at man sidder og ser video på arbejdspladsen. Alt i alt skal man ofte investere forholdsmæssigt mere tid i at finde ud af, hvad en video handler om, sammenlignet med den tid, man bruger på at skimme en artikel.
• Hvis man arbejder i en organisation, hvor ikke alle forstår engelsk, skal videoen have undertekster. Der findes løsninger, der kan levere en automatisk oversættelse – men det skal der så investeres i.

Webinar og webcasts
Webinarer bliver brugt i forbindelse med træning, seminarer eller præsentationer, hvor deltagerne ikke kan være til stede fysisk. Webinarer og webcasts er efterhånden blevet så populære, at man ofte ser, at organisationer kæder dem sammen med at kunne spare rejseomkostninger. Det giver bestemt mening i mange sammenhænge, men man må ikke glemme, at der er situationer, hvor det personlige møde er nødvendigt.

Muligheder

• Virker godt, når der skal deles information løbende til et bredere publikum.
• Giver mulighed for, at man kan fokusere på det, når man har tid til det.
• Kan være en mulighed for at nå bredere ud i organisationen.
• Det er muligt at se og måle, hvem der deltager (eksempelvis ved at se, hvem der deltager fra hvilke afdelinger/byer/lande).

Begrænsninger

• Et webinar er oftest énvejskommunikation og giver derfor ikke mulighed for at stille opfølgende spørgsmål på stedet.
• Stilen er ofte formel og dermed mindre autentisk.
• Deltagerne kan nemt blive distraherede, hvilket øger risikoen for, at webinaret ikke har den samme gennemslagskraft, som hvis deltagerne sad i samme rum.
• Kræver, at webinaret er velstruktureret – det vil sige, at der skal investeres tid i planlægning.
• Promovering er nødvendig for at få så mange deltagere som muligt.

SMS
SMS har vist sig at være et yderst værdifuldt værktøj til at levere information på lige præcis det tidspunkt, hvor medarbejderen har brug for det. For nogle organisationer er sms blevet en af hovedkanalerne, da dette er den eneste måde, man kan nå sine medarbejdere på ude i marken. Der findes i dag platforme, der er designet til at levere gode sms-beskeder, og som måler på effekten af dem.

Muligheder

• Effektivt til at sende korte og vigtige beskeder.
• Kan drive adfærd ved at pushe information ud på det rigtige tidspunkt.
• Enkel måde at nå bredt ud.
• Mulighed for at kombinere med andre former for indhold ved at medsende link til video eller nyhedsbrev.

Begrænsninger

• Kan opfattes som påtrængende, hvis der sendes for mange beskeder ud, der ikke er relevante.
• Hvis medarbejderne ikke har betalt telefon, kan det blive meget svært at bruge SMS-kommunikation.
• Virker ikke til lange beskeder. Skal kombineres med formater, der ikke er tidskrævende.

Podcast
Appetitten på Podcasts synes enorm for tiden. Mediet kan noget, som mange andre medier ikke kan: Man kan lytte til det, mens man laver noget andet. For eksempel mens man kører bil. Podcasts giver mulighed for, at man kan gå i dybden med et emne, uden at det kræver alt for meget af hverken den, der producerer podcasten, eller den, der skal lytte til den.

Muligheder

• Dybdegående behandling af et specifikt emne – også et nicheområde.
• En virksomhedspodcast vil have lettere ved at tiltrække et publikum end endnu en podcast udenfor virksomheden.
• Relativt let at producere. Det afhænger selvfølgelig af ambitionen, og hvor perfekt det skal være med klipning, jingles, shownotes med mere.

Begrænsninger

• Kræver en smule udstyr at producere.
• Kræver muligvis lidt kreativitet for at gøre podcast tilgængelig på en intern platform.
• Er ikke et massemedie. Det henvender sig til et mindre antal medarbejdere, der til gengæld har en stor interesse i området.

Mobile kommunikationsplatforme

På mobilen har Intranettet ofte været en ’alt og intet’-løsning, fordi den skal være noget for alle. Det ender derfor ofte med at blive ’alt og intet’ og gør det besværligt at finde det, man har brug for.
Derfor er der opstået et marked for platforme, der er mere fokuserede mod specifikke behov. Det kan eksempelvis være en løsning, der er optimeret til at pushe SMS’er med både tekst og videoindhold.

Muligheder

• Platformene bruges ofte, når der er et behov for at nå ud til medarbejdere ude i marken, eksempelvis i butikker eller til det kørende personale.
• Mulighed for at drive adfærd ved hjælp af push-beskeder og let adgang til relevant information.
• Platformene har ofte en bedre brugeroplevelse end intranet, da de er optimerede til nogle helt bestemte brugsscenarier.

Begrænsninger

• Manglende integration til eksisterende løsninger i forretningen kan føre til dobbeltarbejde og gøre, at information skal gøres tilgængeligt flere steder.
• Det kan være tidskrævende at træne medarbejderne i at bruge en helt ny løsning.

Eksterne sociale medier

Det er især takket være de sociale medier, at intern og ekstern kommunikation flyder mere og mere sammen. Der er eksempler på ’Instagram takeovers’, hvor medarbejdere overtager organisationens Instagramkanal eller LinkedIn-opslag, der i overvejende grad likes og deles af medarbejdere. Derfor bør de eksterne sociale medier også tænkes ind som en mulighed i forhold til intern kommunikation.

Muligheder

• Nemmere at nå ud til medarbejdere, der kan være svære at nå med interne kanaler.
• Udnyttelse af synergier i produktion af indhold.
• Medarbejdere kan dele opslag og dermed være ambassadører for organisationen.

Begrænsninger

• Indholdet skal kunne tåle at blive publiceret eksternt.
• Budskaberne vil være målrettet mod en ekstern målgruppe og kun sekundært medarbejderne.
• Organisationen ejer ikke indholdet.

Infoskærme
Infoskærme er en rigtig interessant kanal, som kan mange forskellige ting. I forhold til intern kommunikation bruges de ofte til at nå ud til de medarbejdere, man har svært ved at nå ud til. På kontorerne ses de både anvendt som ekstern branding for besøgende og til at skabe opmærksomhed omkring events og de seneste nyheder.

Muligheder

• Når bredt ud til medarbejdere.
• Kan kombinere globalt og lokalt indhold.
• Kan styrke fortællingen om virksomheden ved brug af gode visuelle budskaber og storytelling.
• Kan skabe opmærksomhed omkring vigtige ting, der foregår her og nu.

Begrænsninger

• Fungerer ikke til at give udførlig information.
• Information har en kort levetid. Efter noget tid ser medarbejderne det ikke længere.
• Det kræver gode evner til at lave visuelt indhold – og gode overskrifter, der skaber opmærksomhed.
• Ingen data på, hvad effekten af infoskærme egentlig er.

Nyhedsbreve
Nyhedsbreve er stadig en populær måde at dele information på. I disse tider, hvor der er kamp om opmærksomhed, og hvor vi bruger mindre og mindre tid på at læse alt fra A til Z, kan nyhedsbreve være skønne spildte kræfter. Der findes dog efterhånden løsninger, der er i stand til at personalisere indholdet for at øge relevansen. Herudover findes der masser af løsninger, der tilbyder at lave nyhedsbrevene i nogle flotte skabeloner. Nogle er endda interaktive, hvilket gør det muligt at indlejre videoer og præsentationer i nyhedsbrevene.

Muligheder

• God måde til at holde alle opdateret løbende.
• Kan nå bredt ud til alle med en e-mail.
• Effekten kan måles (åben-rate, hvilke nyheder læses, tid brugt på nyhedsbrevet og så videre.)
• Personalisering af indhold

Begrænsninger

• Skal være relevant for, at modtageren vil investere tiden til at læse det.
• Tidskrævende at lave nyhedsbrevet – og eventuelt at få det godkendt.