skip to Main Content

Din direktør er ligeglad
med, hvor mange
presseklip I fik

Afrapportering på resultatet af jeres kommunikationsarbejde til ledelsen handler først og fremmest om at komme til sagen i en fart og tale direkte til ledelsens informationsbehov.

Tekst / Jesper Andersen
Illustration / Maj Ribergaard
Udgivet / September 2019

Som professionelle kommunikatører ønsker vi naturligvis, at vores indsats bliver værdsat af den øverste ledelse og gør en forskel for organisationen. Desværre er det en alt for almindelig fejl blandt kommunikationsfolk, at vi ikke forstår, hvilke informationer vores ledelse rent faktisk har brug for til at træffe vigtige beslutninger. Derfor kommer vi til at inkludere alt for mange mellemregninger og overflødige detaljer, når vi i stedet burde fokusere på ganske få nøglepunkter.

Det handler ikke om dig

At komme til sagens kerne i en fart er et absolut must, når du omgås din organisations øverste ledelse. Hvis du tror, at direktionen hele ugen har set frem til, at du skulle komme forbi og fortælle, hvordan det sidste kvartals mediedækning er gået, så tager du fejl. De interesserer sig alene for, hvad der driver jeres organisation tættere på at nå jeres strategiske mål.

Kend jeres forretnings- eller organisationsmål

Det absolut vigtigste for dig i forhold til at kunne give din ledelse relevant og brugbar information er, at du kender og forstår jeres forretnings- eller organisationsmål. Kun på den måde vil du være i stand til at tage resultaterne af jeres kommunikationsarbejde og kæde dem sammen med det, ledelsen interesserer sig for, på en meningsfyldt måde.

Information, som din ledelse vil have gavn af, er for eksempel:

  • Hvordan den afviklede kommunikation konkret har ændret jeres modtagergruppers holdninger og handlinger – og hvordan dette gavner jeres organisation nu eller på sigt.
  • Hvordan fremtidige kommunikationsaktiviteter er planlagt til specifikt at understøtte organisationens mål.
  • Ny viden og læring I har høstet af afholdte aktiviteter.
  • Indsigt som identificerer områder, hvor der er potentiale for forbedring.
  • Vigtige valg, som organisationen står overfor, og jeres analyse af de sandsynlige udfald ved de forskellige valgmuligheder.
  • Forudsigelser og prognoser udarbejdet på baggrund af jeres analyser.
  • Anbefalinger.
  • Afgørende fakta og kort status på organisationens KPI’er.

Gør det præcist, relevant og overskueligt

Din afrapportering til ledelsen bør altid være udformet efter disse tre retningslinjer:

  • Præcis: Redegører du for resultaterne i konkrete termer: hvad, hvem, hvordan og hvorfor?
  • Relevant: Sørger du for, at udvælgelsen af informationer er tilpasset din ledelses behov? Vil den hjælpe dem til at træffe kvalificerede beslutninger om valg, jeres organisation står over for?
  • Overskuelig: Præsenterer du informationerne klart, tydeligt og på den mest kortfattede måde?

Vælg et godt format

Når det gælder afrapportering til ledelsen, er formatet også vigtigt. Kvalitet frem for kvantitet. Oftest vil det være langt mere nyttigt for din direktion at få et 1-2-siders handout med en opsummering af alt, de har brug for at vide, end hvis du giver dem en lang rapport.

Et format med både visuelle effekter, så som grafer og diagrammer og tekst, hjælper til både at give det hurtige overblik og den nødvendige dybde og detaljer. Juster det, indtil du rammer en god blanding.

Bed om feedback

Sidst, men ikke mindst, bør du forsøge at indhente noget feedback fra dine modtagere. Selv nogle få kommentarer fra ledelsen til din præsentation kan hjælpe dig til at gøre din næste afrapportering skarpere og mere værdiskabende.

Her er et par nyttige spørgsmål, du kan stille:

  1. På hvilke måder var denne rapport nyttig?
  2. Var der dele af informationen, som blev præsenteret, som forekom unødvendig?
  3. Var der visuelle elementer eller tekst, som var forvirrende eller uklare?
  4.  Gjorde rapporten jer i stand til bedre at træffe beslutninger om organisationens fremtid på et oplyst grundlag?
  5. Var der informationer eller detaljer, I følte manglede i rapporten?
    Når først du mestrer den gode afrapportering, skaber du præmissen for, at kommunikation bliver en integreret og værdifuld del af ledelsens møder og overvejelser. Og det er første skridt på vej til, at kommunikation kan spille en afgørende og værdiskabende rolle i din organisation.●

Tekst / Jesper Andersen
Illustration / Maj Ribergaard
Udgivet / September 2019

Kommagasinet.dk er udgivet af Kommunikation og Sprog - fagforeningen for dig, der elsker kommunikation, sprog og marketing.

Back To Top
×Close search
Search