skip to Main Content

Det er lettere at tale med Ozzy Osbourne end at forstå den interne kommunikation på Roskilde Festivalen, siger tidligere mangeårig frivillig kok fra Europas næststørste rockfestival.

Tekst / Niels Christiansen
Foto / Camilla Utke Schiøler
Udgivet / November 2019

Roskilde Festivalen er et kæmpe monster. Den 49-årige gigantiske rockfestival er hvert år et live betaeksperiment i intern kommunikation.

”Alt, hvad der kan gå galt i kommunikationen med 30.000 frivillige på Roskilde Festivalen, går galt på et eller andet tidspunkt,” siger festivalens hr-chef Hans Christian Nielsen.

8 scener, 130.000 gæster fra cirka 66 lande og så er der lige de mange frivillige, der får hele festivalen til at kunne løbe af stablen. Dem er der lidt over 30.000 af hvert år, hvoraf cirka 20.000 er tilknyttet foreninger og organisationer.

Cirka 1.500 er frivillige året rundt, og de resterende 10.000 er frivillige i Foreningen Roskilde Festival lige før, under og efter festivalen.

“For at kunne afvikle den kæmpestore festival, så skal den interne kommunikation være i verdensklasse.”

At få en så stor organisation, hvoraf langt de fleste er frivillige fra hele landet, op at køre hvert år, er nærmest en umulig opgave, men den bliver alligevel løst år efter år.

Naturligvis er den eksterne kommunikation for festivalen vigtig, men for at få de interne linjer til at spille sammen og i det hele taget for at kunne afvikle den kæmpestore festival, så skal den interne kommunikation være i verdensklasse.

Det er den nogle gange, og nogle gange er den ikke.

Langt fra toppen til det yderste led

Når festivalen afvikles med de tusindvis af frivillige, hvoraf de 15.000 ofte er nye frivillige hvert år, er kommunikationsopgaven uoverskuelig, hvilket betyder, at Roskilde Festivalen må arbejde med den interne kommunikation på rigtig mange planer.

Derfor er en del af kommunikationen til de frivillige lagt i hænderne på den nærmeste leder, som skal introducere de 30.000 frivillige til deres opgaver, men ellers bliver kommunikationen tilrettelagt fra festivalens hovedkvarter.

”I forhold til at organisationen er så kæmpestor, så synes jeg bestemt, at den interne kommunikation virker. Men der er ikke nogen tvivl om, at vores udfordring er, at der er virkelig langt fra toppen og til de yderste led,” siger Hans Christian Nielsen.

”Vi kan selvfølgelig godt træffe nogle beslutninger, som vi synes er smarte, men er situationen bare en lille smule kompleks, så er der stor risiko for, at det ender anderledes, end vi havde planlagt, fordi organisationen er så stor, og at den består af så mange led.”

Bruger de værktøjer, der passer til indholdet

Kommunikationen skal være meget simpel, da alle involverede ikke arbejder sammen til hverdag, men kun en enkelt uge om året.
Så det handler om at være meget klar og tydelig, fortæller Hans Christian Nielsen og peger især på de frivilliges indsats som en drivende faktor for succes:

”Det, der bærer os igennem, det er folks engagement, motivation og vilje til, at det bare skal lykkes. Det er der ikke noget kommunikationssystem, der kan lave om på. Sådan er det bare. Det er simpelthen bare et vilkår for en så stor organisation som vores.”

Når festivalen fra centralt hold skal kommunikere med de tusindvis af frivillige, så bruger de en kombination af mail, apps, og i enkelte tilfælde også sms, hvor vigtige beskeder bliver distribueret.

Men det er meget afhængigt af, hvad kommunikationen handler om.

”Vi vælger de værktøjer, som vi synes passer til indholdet, og som vi ved virker,” fortæller Hans Christian Nielsen.

De teknologier, der virker, vinder, forklarer han. Festivalen implementerer gerne nye kommunikationsplatforme, hvis de tror på, at de kan løfte opgaven bedre end dem, de benytter sig af i dag:

”Det kan godt være, at vi har en strategi om, at vi vil kommunikere via Microsoft Teams, men hvis det viser sig, at Google Drive er nemmere og mere intuitivt og dermed lettere for vores frivillige at bruge, så er det den platform, vi ender med at benytte. Så på den måde er der noget survival of the fittest i forhold til de kommunikationskanaler, vi arbejder med.”

”Man skal tage det roligt den første dag, for dem, der skal fortælle dig, hvad du skal gøre, de ved ikke selv, hvad de skal gøre,” siger Knud Damgaard, der har været med som frivillig på Roskilde Festival siden 1983.

Facebook kan faktisk bruges

Og at optimere på den interne kommunikation hos Roskilde Festivalen er nærmest en livslang læringsproces. Der bliver hvert år forsøgt at gøre det bedre end året før. Og nogle gange ligger løsningen lige foran næsen på kommunikationsfolkene.

I de senere år er det nemlig blevet mere og mere tydeligt, at Facebook er en god kommunikationskanal, når festivalen skal kommunikere med deres cirka 1.500 helårs-frivillige. Dem, de kalder for ’Ildsjælene’.

“Vi har en bred vifte af interne kanaler, som vi selv ejer. Vi oplever dog, at det sted, vi kan skabe den bedste dialog blandt vores mest engagerede frivillige, er en facebookgruppe. Vi bruger blandt andet kanalen til at lufte ideer og stille spørgsmål i plenum, og retur får vi enormt meget værdifuld feedback. Vigtigst af alt giver facebookgruppen vores mange frivillige ildsjæle mulighed for at dele deres unikke viden, stille spørgsmål og hjælpe hinanden på vej,” siger Oliver Mellergaard, der er intern kommunikationsmedarbejder i Roskilde Festivalen.

“Jeg har altid oplevet problemer med kommunikation på Roskilde Festivalen, undtaget de år, hvor jeg passede et øltelt.”

Ozzy mangler en madbillet

Men det er ikke altid problemfrit. Meget kan gå galt.

”Når man møder ind første dag, så er det hele meget forvirrende. Man bruger den første dag på at vænne sig til tonen på festivalen og til ens leders stressniveau – og for den sags skyld også ens eget. Den første dag, den tæller simpelthen ikke med, for det er én stor tilvænning,” siger Knud Damgaard, der har været med som frivillig siden 1983, og tilføjer:

”Man skal tage det roligt den første dag, for dem, der skal fortælle dig, hvad du skal gøre, de ved ikke selv, hvad de skal gøre.”

Knud Damgaard har som frivillig gennem årene prøvet mange funktioner. Han har været vejvagt, ølsælger og kok bag Orange Scene:

”Jeg har altid oplevet problemer med kommunikation på Roskilde Festivalen, undtaget de år, hvor jeg passede et øltelt. For det er jo relativt nemt at tage imod penge og hælde øl op. Der er ikke så meget pjat. Den sværeste funktion var at være kok bag Orange Scene. Det var nogle gange lettere at snakke med Ozzy Osbourne end at følge de interne direktiver.”

”Den interne kommunikation forklarer for eksempel, at musikerne eller deres crew kun kan få mad, hvis de har en spisebillet. Men så kommer Ozzy Osbourne op og vil have noget mad. Så sender jeg ham jo ikke væk, fordi han ikke har en spisebillet, vel?”

Efter en intern diskussion med en professionel kok om, hvordan man laver en god dip, kastede Knud Damgaard efter 16 år forklædet i ringen og stoppede som kok bag Orange Scene.

Lytter til kritik

Roskilde Festivalen ved godt, at mange frivillige ikke altid synes, at den interne kommunikation er perfekt.

Men der bliver lyttet til feedback fra de tusindvis af frivillige, om festivalen kommunikerer godt nok. Hvert år gennemføres en frivillig-tilfredshedsundersøgelse, hvor alle 30.000 frivillige har mulighed for at svare, og der gennemføres også en undersøgelse blandt de 1.500 helårlige ’Ildsjæle’.

”Dem gør vi ret meget ud af. Vi følger op på dem systematisk og tager de data meget seriøst, fordi det er i virkeligheden den bedste måde for os at lytte på,” siger Hans Christian Nielsen og tilføjer:

”Hvis jeg bare lytter til de samtaler, som jeg er en del af, i de cirkler som jeg arbejder med, så er der alt for stor risiko for, at det er de forkerte ting, jeg hører, fordi organisationen er så stor.”

”Vi siger tak, så ofte vi kan, og hellere en gang for meget end en for lidt.”

Oliver Mellergaard , intern kommunikationsmedarbejder, Roskilde Festival

Jeg lavede en bedre dip

Mange organisationer og virksomheder kan lære meget af festivalens mangeårige erfaring med intern kommunikation. Et godt tip fra Oliver Mellergaard er, at man konstant skal minde de frivillige om, hvor stor en forskel de egentlig gør, og værdsætte deres arbejde:

”Vi siger tak, så ofte vi kan, og hellere en gang for meget end en for lidt.”

Knud Damgaard er enig. Han er ikke bitter eller sur på den festival, han elsker. Han forstår godt, at det er en kæmpe opgave at få den interne kommunikation til at fungere.

”Det må være enormt svært for dem, der sidder centralt og skal styre det hele. Det er virkelig ikke nogen let opgave. Det var nok lidt lettere for dem i gamle dage under den gamle leder Leif Skov.”Organisationen var ikke så stor som i dag, og alle frygtede Leif Skov, fortæller Knud Damgaard.

”Man rettede bare ind. Men da de nye kom efter Leif Skov, så skulle de først til at finde ud, hvordan de skulle navigere i alt det her, efter at Leif Skov havde været velfungerende enevældig i mange år på Roskilde Festivalen. At overtage den plads er jo stort set umuligt. Det minder mig lidt om Sovjetunionens sammenbrud efter kommunismens fald. Det er en ny situation,” griner den mangeårige frivillige, der stadig insisterer på, at han lavede en bedre dip end den professionelle kok. ●

Tekst / Niels Christiansen
Foto / Camilla Utke Schiøler
Udgivet / November 2019

Medlemsfordele

Se hvad du kan få ud af et medlemskab hos Kommunikation og Sprog

Kommagasinet.dk er udgivet af Kommunikation og Sprog - fagforeningen for dig, der elsker kommunikation, sprog og marketing.

Back To Top
×Close search
Search