skip to Main Content

Nu fortæller Pandoramedarbejderne historier fra hele verden

Nu fortæller Pandoramedarbejderne historier fra hele verden

Hvordan får man 22.000 medarbejdere i 100 lande til at kommunikere og arbejde sammen på tværs? For Pandora var løsningen at udrulle en globalt digital arbejdsplads og træne de 90 nye lokale redaktører, der nu har fået frit slag til selv at opdyrke og fortælle historier i virksomheden.

”Pandora er i voldsom vækst, og vi åbner omkring 300 nye butikker om året. Når vi ser på antallet af nye medarbejdere og nye markeder, så fortæller det om et stort behov for at forbinde medarbejderne og eksterne samarbejdspartnere i hele verden, så de kan samarbejde, kommunikere og indgå i den fælles Pandorakultur,” fortæller Morten Dal, Internal Communications Manager, Corporate Communications hos det danske smykkefirma Pandora, der siden 1982 har designet og solgt smykker, oprindeligt til kunder på det hjemlige marked, men gennem årene til en voksende international kundeskare.

Udviklingen har især taget fart i de sidste fem år, hvor antallet af medarbejdere er steget fra 4.000 til mere end 22.000, og Pandora er gået fra at være på 50 markeder til at være på 100. Pandora er i dag verdens største smykkefirma. Den voldsomme vækst har givet udfordringer i den interne kommunikation, samarbejdet og indkøringen af de mange nye medarbejdere.

“For to år siden foregik den interne kommunikation i siloer”

Et globalt intranet skulle forene virksomheden

For to år siden foregik den interne kommunikation i siloer på en række forskellige platforme og et, ifølge Morten Dal, utilstrækkeligt og meget lokalt intranet, der ikke blev brugt rigtigt. Derfor kom et nyt globalt intranet på ønskelisten, og ledelsen satte gang i en undersøgelse af medarbejdernes digitale vaner for at få overblik over behovet. Svarene viste blandt andet, at en tredjedel af medarbejderne brugte mere end en time dagligt på at lede efter oplysninger og dokumenter på de forskellige platforme. 90 procent svarede, at deres projektledelse og projektkommunikation foregik som vedhæftninger i e-mails, og at det var en tung arbejdsgang at bladre gennem deres e-mails hver eneste dag. Derfor satte Pandora i 2016 gang i udrulningen af et nyt globalt intranet.

”Vi så et meget stort behov for at skabe en digital arbejdsplads til at arbejde effektivt på tværs af grænser og tidszoner og forene Pandoras 100 destinationer. De mange nye medarbejdere og markeder øger behovet for effektiv onboarding, så vi kan vise de nye kolleger, hvilken kultur og hvilket univers de bliver en del af. Derfor satte vi gang i projektet, der skulle få hele organisationen op at køre på samme platform,” fortæller Morten Dal.

Uddannelse i historieproduktion stod højt på listen

Projektteamet sammensatte på baggrund af de indledende undersøgelser en plan for udviklingen og udrulningen af intranettet, som blev sat i gang i sommeren 2016 og afsluttet, da det sidste marked kom på i februar 2017. Udover investeringen i den tekniske løsning er en stor del af ressourcerne gået til at klæde medarbejderne på til at producere og dele historier fra hele verden.

”Vores case adskiller sig fra andre cases på især ét væsentligt punkt. Vi har kun brugt en tredjedel af budgettet på at bygge selve platformen. En tredjedel er gået til intern markedsføring og en tredjedel til træning, hvor vi har rejst verden rundt på globale roadshows for at udbrede kendskabet og hjælpe medarbejderne i gang med at bruge den spritnye digitale arbejdsplads effektivt.

Vi har også forsøgt os med træning på Skype, men det er svært at samle folk på den måde. Men når vi kommer ud lokalt, og teams går fra skrivebord til skrivebord og kobler folk på, så rykker det,” siger Morten Dal.

Han fortæller, at det var formålet at uddanne en gruppe af superbrugere og redaktører, jævnt fordelt på kontorerne i Asien, USA og Europa, der selv er i stand til at bygge videre på platformen.

Alle har adgang til den store mikrofon

Indsatsen med at træne medarbejderne i at bruge intranettet har også resultereret i 90 lokale redaktører, der nu er uddannet til at opdyrke og formidle lokale historier til alle i Pandora.

”De nye redaktører er medarbejdere, som i forvejen har skrevet til nogle af de andre platforme. Vi har besøgt dem og vist dem nogle af vores historier fra hovedkontoret og givet dem feedback på deres egne historier, som viste sig at have en gennemgående høj kvalitet. Samtidig har vi vist dem, hvordan de finder og bruger fakta, video og billeder på intranettet. Vi er trygge ved, at de kan udvælge de interessante historier og producere dem i en kvalitet, der er god nok til, at vi bruger dem internt og i de eksterne kanaler,” fortæller Morten Dal.

“Jo mere vi lægger ud lokalt, desto mere kulturelt input får vi”

Han slår fast, at redaktørerne spiller en vigtig rolle for udbredelsen af kulturen såvel som den konstante produktion af indhold, som mange kommunikationsafdelinger kæmper med at holde i gang.

”Det er vores erfaring, at jo mere vi lægger ud lokalt, desto mere kulturelt input får vi. Redaktørerne gengiver, hvad der sker lokalt, og deler historier om for eksempel CSR, åbning af nye butikker og lokale events. Det har givet os en kulturel mangfoldighed at lægge formidlingen ud lokalt. Redaktørerne vurderer selv, om historien kun skal bruges lokalt og publiceres på det lokale sprog alene, for eksempel på thai, som er vores største lokale sprog, eller om den også kan bruges på tværs. I så fald skriver de den også på engelsk, som er det fælles sprog i virksomheden. Vi har afgivet kontrollen og givet de lokale afdelinger ’den store mikrofon’. Kombinationen af, at vi har givet dem selvforvaltning, og vi har været ude og undervise for at sætte barren for kvaliteten, virker. Vi kan se, at der er en stor glæde ved, at de selv producerer og publicerer. Det indhold, der bliver skabt af de 90, kunne vi aldrig skabe her i afdelingen, med 5–6 mand,” siger Morten Dal.

“Vi har brugt tal og analyser for at kunne måle den værdi, projektet tilfører virksomheden”

Opskriften på en vellykket udrulning

Selvom løsningen fortsat er ny, har Pandora allerede vundet flere internationale priser for løsningen og den interne globale kampagne omkring udrulningen, der udover træningen også indeholdt quiz, gamification og en playliste til INFORA på Spotify, som har været med til at få projektet godt i mål.

”Først og fremmest kørte vi hele projektet med den nye digitale arbejdsplads som et forretningsprojekt. Vi lavede et stort forarbejde med målinger og analyser, både for at få indsigt i de digitale arbejdsvaner i Pandora og sammenligne os med lignende virksomheder. Vi har brugt tal og analyser for at kunne måle den værdi, projektet tilfører virksomheden. På den måder taler vi ledelsens sprog, og det har gjort finansieringen af projektet nemmere. Derfor brugte vi også mange ressourcer på at involvere de vigtige interessenter på et tidligt tidspunkt, så de fik ejerskab på projektet, og vi fik indsigt fra de forskellige markeder. Endelig har fordelingen af ressourcerne været bærende for, at vi er kommet godt i mål. Det indledende arbejde fortalte, at medarbejderne havde behov for at blive klædt ordentligt på, og derfor har markedsføring og undervisning fyldt to tredjedele af budgettet,” siger Morten Dal.

Artiklen er oprindelig trykt i KOM magasinet nummer 106, oktober 2017.

Tekst / Kenneth Grothe Toustrup

Foto / Pandora

Udgivet / Oktober 2017

Back To Top
×Close search
Search