Kommunikationsfolk, der arbejder med intern kommunikation, er på vej op ad i deres organisationer. Fra at være producenter af nyhedsbreve er de nu på vej til at blive ledelsesrådgivere.

En eksplosion af teknologiske kommunikationsmuligheder gør det muligt at orkestrere kommunikation på tværs af landegrænser på hvilken som helst platform, hvilket gør, at intern kommunikation som funktion er under hastig forandring.

Og siloerne mellem ekstern og intern kommunikation er ikke bare begyndt af få små sprækker, men er allerede under direkte angreb.

Skabe forståelse og mening

Alt her i livet er under konstant forandring. Det gælder også for intern kommunikation. Undersøgelse efter undersøgelse viser, at kommunikationsfolk skal være bedre til at ’forstå forretningen’ og vise, at de skaber værdi. Det gælder også for den interne kommunikation.

”Intern kommunikation kommer til at forandre sig, og det er helt klart til det bedre,” siger Jonas Bladt Hansen, der er rådgiver i intern kommunikation og som i fire år var Director of Corporate Communication hos fødevareproducenten Arla med ansvar for intern kommunikation:

”Det bevæger sig henimod at blive en del af forretningen, og det bliver forhåbentlig tydeligere, at det skaber forretningsværdi. Men grænserne flyder sammen i disse år, hvor der er dele af intern og ekstern kommunikation, der glider sammen.”

Frømandskorpset indenfor kommunikation

Intern kommunikation har på mange måder altid stået i skyggen af storebroren ekstern kommunikation. Pressechefen, der altid står i tv-avisen og forsøger at rode kastanjerne ud af ilden, når organisationen har bragt sig i centrum af en medieballade, er symbolet på frømandskorpset indenfor kommunikation.

Superheltene, der redder virksomheden i en desperat situation.

I sådan en situation kan det være svært for kommunikationsfolk, der til dagligt arbejder med intern kommunikation, at hævde deres star quality. Men det er under forandring, mener Jonas Bladt Hansen:

”Jeg var til en konference i England for et halvt år siden, hvor der var en oplægsholder, der råbte ud over forsamlingen, der bestod af 250 kommunikatører, som beskæftigede sig med intern kommunikation: ’You are the rock stars of communication.’
Beskeden var, at det er dem, der skaber værdi, fordi de skaber engagement i forretningen.”

Det kan godt være svært

For større virksomheder har det i mange år været et grundvilkår, at hvis man vil nå ud til medarbejdere, der befinder sig i yderste led af organisationen, så skal der kommunikeres internt.

Men det er ikke altid en let opgave. Danmarks næststørste industrivirksomhed Grundfos er en global organisation med 19.000 medarbejdere i mange lande. Det kan godt give udfordringer på de interne kommunikationsmæssige linjer.

”Vores udfordring er at nå ud til alle medarbejdere med den mest relevante viden om, hvad der foregår i virksomheden, for at de alle kan arbejde i en fælles retning,” forklarer Frank B. Winther, Director of Group Communication i Grundfos:

Det er ikke altid let at gøre en spændende Grundfoshistorie fra Kina relevant for de mange medarbejdere, Grundfos har rundt om på kloden:

”Det kan godt være en stor udfordring.”

Topledelsen skal selv kommunikere

Men for at en kæmpekoncern som Grundfos eller en lille virksomhed i Randers med 50 ansatte kan få den interne kommunikation til at fungere, kræver det, at det øverste ledelseslag forstår betydningen.

”I dag bliver intern kommunikation helt sikkert taget mere alvorligt. Vi har nu altid taget det alvorligt og arbejdet meget strategisk med det, fordi det kan og skal understøtte den til enhver tid igangværende strategi, og i det hele taget hvad vi står for som virksomhed og den purpose, vi har,” siger Frank B. Winther.

Og det skader ikke, hvis forståelsen af kommunikation nærmest er indbygget i organisationens DNA som hos den danske medicinalkæmpe Novo Nordisk.

”Min oplevelse er, at ledelsen i dag prioriterer intern kommunikation mindst lige så højt som ekstern kommunikation. Men vi er i Novo Nordisk så privilegerede, at ledelsen altid har prioriteret intern kommunikation højt – jeg tror, det er en del af vores kultur og ledelsesværdier,” fortæller Torben Bundgård, der er Vice President for Leadership & Change Communication i Novo Nordisk.

Han peger på, at ledelserne ikke blot skal forstå, at intern kommunikation er vigtig for enhver organisation, men at det øverste ledelseslag også selv aktivt skal være en del af denne form for kommunikation. Det skal ikke bare uddelegeres, men skal også aktivt udføres af ledelsen.

Kampen om opmærksomhed

Selvom topledelsen har forståelse for betydningen af den interne kommunikation, så er der en anden joker i spillet: medarbejdernes og kollegernes opmærksomhed. Intentionerne kan være gode, men gider kollegerne høre om alt muligt hele tiden?

Grundfos har i årenes løb konstant udviklet virksomhedens kommunikationsfunktioner og forsøgt at gøre det bedre. Men skal der sendes et internt budskab fra Bjerringbro ved Viborg til Burundi i Afrika, skal der kommunikeres klart og spændende.

”Vi gør os meget umage, da vi ved, at det handler meget om at få opmærksomhed hos vores medarbejdere. Hvis vi lægger noget op på vores intranet om formiddagen, så ved vi, at det ofte bliver læst om middagen af vores medarbejdere. I sådan en situation er vi i direkte konkurrence med for eksempel Facebook eller aviser og andre medier, der også kæmper om opmærksomheden hos vores medarbejdere,” siger Frank B. Winther.

Han ved godt, at Grundfos’ interne nyhedsbreve ikke altid er medarbejdernes førstevalg. Men det arbejder Grundfos konstant på, at det skal blive.

”Vi arbejder meget med teksten, måden vi skriver på, og vi arbejder også meget med det visuelle. Vi har også arbejdet med video i mange år og i flere forskellige videoformater for at gøre det interessant for vores medarbejdere,” siger han.

Intern kommunikation kan ligge alle steder

Men det handler ikke kun om god kommunikation. I dag foregår der mange overvejelser i virksomheder og organisationer om, hvor intern kommunikation rent organisatorisk skal placeres.

Det står ikke i grundloven, at funktionen absolut bør lægges ind under kommunikationsafdelingen. For intern kommunikation er mange ting, og det lapper organisatorisk over alle afdelinger.

”Det kan give mening at lægge intern kommunikation i HR. Men det kan også ligge i marketing eller salg, hvis virksomheden vil styrke salgskommunikationen. Det handler ikke så meget om at placere intern kommunikation i en silostruktur, men måske mere i teams på tværs rent organisatorisk,” forklarer Jonas Bladt Hansen.

Intern kommunikation som ranchise

Siloerne mellem ekstern og intern kommunikation er i disse år tydeligvis ved at blive revet ned. Men måske er den største forandringsfaktor i virkeligheden den teknologiske udvikling, der banker derudaf i disse år.

”Det kan godt være, at det ikke lyder relevant, hvad teknologi kan, men hvis de medarbejdere, der beskæftiger sig med intern kommunikation, ikke sætter sig ind i udviklingen, kan det gå galt. Den ny teknologi dukker alligevel op på arbejdspladsen, men så har it-afdelingen trykket på knappen og tændt og lanceret det,” siger Jonas Bladt Hansen.

Han peger på, at vi måske i fremtiden skal se på intern kommunikation som en slags franchise, der udvikler koncepter og hjælper kollegerne med at finde de rigtige kanaler, som de kan bruge, og hjælper dem med at forstå, hvordan man kommunikerer på en god måde:

”Fremover skal vi bruge mere tid på at forstå kollegernes behov og så hjælpe dem med selv at kommunikere, så det ikke bliver os, der producerer det hele, fordi vi ved jo i princippet ikke, hvad det er, der er mest relevant for dem derude.” ●