Jeg må styre, planlægge og prioritere mere

– Er det dig, der er ansvarlig for SharePoint? Sådan lød et af spørgsmålene fra en medarbejder, da kommunikationskonsulent Helle Lillelund Aggebo blev ansat hos FOSS for fire et halvt år siden. Med sig i bagagen af joberfaring havde hun en uddannelse fra RUC som cand.mag. i sprog og kommunikation, bygget på en samfundsvidenskabelig basisuddannelse med økonomi, organisation og sociologi.

Siden Helle Lillelund Aggebo kom til, har virksomhedens 554 medarbejdere i Danmark oplevet en betydelig ændring af kommunikationskonsulentens ansvarsområder. Over årene har rollen udviklet sig til at være mere involverende både på strategisk og operationelt niveau. Helle Lillelund Aggebo er blevet et stærkt bindeled mellem ledelsen og de enkelte medarbejdere. Og netop fordi virksomheden har en nogenlunde overskuelig størrelse i Danmark, er det muligt at sikre og definere en stærk corporate branding ved at etablere en dialog og være nærværende og involveret i virksomhedens mange specialområder.

– Jeg holder meget af at have fingrene helt nede i dejen og samtidig være med til at påvirke og implementere virksomhedens strategiske mål. Vi kender hinanden på kryds og tværs, og jeg ved, hvad de fleste af vores medarbejdere står for, siger Helle Lillelund Aggebo.

De største udfordringer og løsninger

Efter 11 år i kommunikationsafdelingen hos IBM kender Helle Lillelund Aggebo til fordele og ulemper, både ved at arbejde i en mellemstor virksomhed som nu, og ved at være kommunikationsmedarbejder i en virksomhed med det tidobbelte antal medarbejdere i Danmark og en tilsvarende stor kommunikationsafdeling.

– En af de klare udfordringer ved at være den eneste kommunikationsmedarbejder i en virksomhed af denne størrelse er at være i stand til at prioritere tiden rigtigt. Jeg må være mere styrende, planlægge grundigt og sikre mig et godt overblik for hele tiden at kunne foretage de rigtige valg. Min vigtigste rolle er at forstå, hvad vi vil i virksomheden, hvad den enkelte afdeling og leder har af mål og samtidig få det menneskelige aspekt med ind i billedet, siger hun. FOSS er globalt markedsførende og meget specialiseret med omkring 100 patenter. Virksomheden udvikler og producerer højteknologiske instrumenter til at analysere fødevarers kvalitet og sikkerhed. Som kommunikationsansvarlig er det derfor nødvendigt at sætte sig ind i mange forskellige fagområder og involvere sig i mange typer af delmålsætninger hos medarbejdergrupperne.

– Den egenskab, som betyder mest for os hos vores kommunikationsansvarlige, er evnen til at kunne forstå komplekse emner og formidle disse enkelt, at kunne omdanne strategi til handlinger og at kunne danne gode relationer i virksomheden, specielt til lederne. Og så selvfølgelig at tage ejerskab, siger Senior Vice President for HR & Communication hos FOSS, Tue Byskov Bøtkjær.

Det hænder også, at Helle Lillelund Aggebo skriver tekster, som udsendes med Tue Byskov Bøtkjær som afsender.

– Et sådant samarbejde er muligt, fordi Helle har en god forståelse af, hvem jeg er, og hvad jeg gerne vil. Kompetencen til at kunne formidle svære ting på en let forståelig, visuel og enkel måde er det område, hvor Helle Lillelund Aggebo og ledelsen komplementerer hinanden mest, siger Tue Byskov Bøtkjær.

– Fordelen ved at være ene på skansen som kommunikationsmedarbejder er, at virksomheden opnår en meget høj grad af konsekvens og dermed troværdighed og tillid i forhold til både intern og ekstern branding. Det er den samme person, der sparrer med både ledelsen, teknikere, sælgere, HR, ingeniører, marketing og alle andre dele af virksomheden. Den personlige indsigt gør det muligt at opnå en høj grad af konsekvens i kommunikationen, siger Helle Lillelund Aggebo. Men det giver sig selv, at der ikke er samme kapacitet til lange, tidskrævende projekter, som man kan uddelegere i en større kommunikationsafdeling med flere ansatte.

– Det er ikke alt, jeg kan følge til dørs med kommunikationen. Men der er jo andre perspektiver end det kommunikationsmæssige. Virksomheden består af højtuddannede mennesker, og jeg har ingen analyser, der viser, at projekterne bliver mindre gode af, at den kommunikationsmæssige del af implementeringen ikke følger med hele vejen hver gang.

Konkrete kommunikationsværktøjer

Al den involvering og konsekvens i forhold til virksomhedens corporate branding kommer naturligvis ikke af intet. Synlighed på gangene, initiativ samt evnen til at vide, hvad medarbejderne har brug for — og give det til dem — er en stor del af succesen.

– Jeg giver feedback på for eksempel artikler om, hvor mange der har læst og kommenteret. Vi arbejder med KPI’er (Key Perfomance Indicator, red.) indenfor alle målelige og resultatskabende områder — det vil sige salg, medarbejdertilfredshed, sygdom, kundetilfredshed og så videre. Jeg følger altid statistikker over, hvor mange der læser og følger interne artikler eller personlige historier på LinkedIn, YouTube eller andre sociale medier og giver feedback baseret på det.

Mindst to gange om dagen er Helle Lillelund Aggebo en tur rundt i virksomheden, og hvis hun har spørgsmål eller en besked til en af kollegerne, møder hun hellere personligt op frem for at ringe eller maile. — Det handler om at vise, hvordan hver afdeling, team eller person gør en forskel for FOSS som virksomhed, men også for de enkelte medarbejderes arbejdsområde. Jeg fortæller historien om dem og deres jobfunktioner via intranettet, siger hun.

Der afholdes redaktionsmøde to-fire gange om måneden, hvor også virksomhedens administrerende direktør deltager. Her besluttes, hvilke artikler der skal med i næste nyhedsbrev, som også koordineres med intranettet.

– Det har været vigtigt for mig at vise ledelsen, hvor afgørende kommunikation er. Jeg kommer gerne med uopfordrede forslag. Hvis du har en god ide, er det jo bare om at komme i gang. Man kan altid byde ind. Initiativer bliver vel modtaget af ledelsen, hvis der selvsagt er tale om gennemarbejdede og velargumenterede forslag.

En anden af Helle Lillelund Aggebos konkrete kommunikationsopgaver er at lave videoer, som blandt andet kan præsentere medarbejderprojekter eller vise den administrerende direktør, når han har et budskab, der skal formidles globalt og vises via intranettet. Optagelse og redigering kunne læres på et to-dages mediekursus.

Den sociale del af kommunikationen

Interne medarbejdertilfredshedsanalyser viser en høj grad af loyalitet og arbejdsglæde blandt medarbejderne. Helle Lillelund Aggebo har valgt at styrke og spille med på denne jobglæde ved at lave forskellige sjove arrangementer som en frisbeegolfturnering og rundboldarrangementer i samarbejde med kolleger på tværs af organisationen. Derudover har hun været med til at lave et nyt medarbejderrum, som skaber plads til sociale arrangementer, hvor medarbejderne kan mødes på tværs af afdelingerne. Alt sammen aktiviteter efter arbejde og med stor tilslutning.

Da Helle Lillelund Aggebo kom til FOSS, forventede hun, at ingeniører og andre teknisk uddannede medarbejdere var rimeligt tørre og kedelige. Den holdning har hun måtte æde i sig igen.

– Der er så meget humor blandt medarbejderne. Da jeg startede, fandt jeg ud af, at det altid er de nye, der arrangerer julefrokosten. Vi fik den ide at lade afdelingerne pynte et juletræ som lille optakt til festen. Om eftermiddagen til selve festen fik jeg opringninger om, ’hvor meget strøm har vi til rådighed’, og ’er der en bjælke i loftet, som kan bære mange kilo?’ Der var gået ren konkurrence i at løse opgaven, og vores uskyldige lille opvarmningsøvelse endte med en præsentation af de mest vanvittige juletræer, der både kunne dreje og hænge, eller hvad man nu ellers havde fundet på af kreative løsninger.

Artiklen er oprindeligt udgivet i KOM magasinet nummer 98, oktober 2016.