For fire år siden blev Hanne von Wowern ansat i Engelsk sprogenhed på KU som den ene af to medarbejdere, der skulle arbejde med et nyt projekt: at styrke engelsk som administrativt sprog på universitetet. Med et stigende antal internationale medarbejdere, primært forskere og undervisere på universitetet, var der opstået et stort behov for at styrke engelsk som administrationssprog, så administrationen kunne kommunikere med alle ansatte, både praktisk, lønmæssigt, socialt og så videre, så alle medarbejdere kunne følge med i og deltage i kommunikationen på universitetet.

”Der var for mange mails på dansk og for meget kommunikation, der ikke tog hensyn til de medarbejdere, der ikke forstod dansk. De følte sig ikke inkluderet på arbejdspladsen, fordi der var meget information, de ikke følte var til dem. De fungerede sådan set udmærket i det, de var kommet hertil for at gøre, da meget undervisning og forskning jo foregår på engelsk, men det er alt det omkring at være ansat, de ikke fik godt nok fat i. I dag er godt 37 procent af vores akademiske personale internationale og kommer fra alle mulige lande, men med engelsk som fællesnævneren, mens der for det teknisk-administrative personale typisk er tale om danskere. Der, hvor der fortrinsvis er danskere, taler man ikke meget engelsk, mens der på nogle centre næsten ingen dansktalende er, så der bruger man kun engelsk,” fortæller Hanne von Wowern.

Beslutningen om at oprette en særlig sprogenhed kom som følge af en handleplan, som blandt andet betød, at man i højere grad skulle sikre, at medarbejderne på universitetet fik den kommunikation, de havde behov for. Det kunne være om alt, lige fra at vandet er lukket til nedskæringer, eller der kommer en ny medarbejder i afdeling X.

Engelsk sprogenhed

Opgaven for den nye sprogenhed var at finde ud af, hvordan man kunne sikre, at modtagerne fik den information, de havde behov for, og at det blev enklere og lettere for alle at kommunikere på engelsk, også uden at det skulle koste en bondegård i form af oversættelser.

”Vi startede med at interviewe en række medarbejdere for at finde ud af, hvordan tingene egentlig foregik, både i forhold til produktionen af kommunikation, og hvordan modtagerne tog imod den. Vi interviewede både dem, der producerer kommunikation, og dem, der modtager kommunikation. Her viste der sig at være et åbenlyst behov for noget sprogteknologi, der kunne gøre det nemt at oversætte mellem engelsk og dansk. Og det munder ud i, at vi køber licenser til Memsource, som er et professionelt oversættelsesværktøj, der kan bruges af dem, der oversætter meget. Desuden fik vi via en ekstern leverandør etableret det, vi kalder KU Translate, som er et maskinoversættelsesværktøj, der ligger på vores intranet og kan bruges af alle medarbejdere. Det er i stil med Google Translate, men tilpasset KU og universitetsterminologi. Endelig har vi KUlex, som er KU’s egen ordbog med KU-specifik terminologi. Hvis man har brug for ekstern hjælp til sin oversættelse, anbefaler vi et par oversættelsesbureauer, der også bruger Memsource og derfor også arbejder i KU-terminologien,” forklarer Hanne von Wowern.

Hun vurderer, at de nye initiativer har givet en god forbedring af den engelske interne kommunikation om alle de forskellige ting, man skal vide, når man er på job, fra hvornår der er julefrokost, til at lønrunden er startet, og man skal huske at udfylde sin APV. Kvaliteten kan godt svinge, men det vigtigste er, at budskaberne bliver forstået. Ved siden af projektet fungerer Hanne von Wowern og hendes kollega også som oversættere i KU’s fællesadministration. Ikke alt kan klares med maskinoversættelse.

Sprogpolitik på vej

KU’s bestyrelse har besluttet, at KU skal have en sprogpolitik om brugen af henholdsvis dansk og engelsk på universitetet. Udgangspunktet er, at KU er en international arbejdsplads, der ligger i Danmark. Politisk vil det næppe kunne lade sig gøre, at KU går over til at være totalt engelsksproget. Dansk skal stadig have et liv som akademisk sprog, og KU uddanner fortsat mange, for eksempel læger, jurister og præster, der skal arbejde på dansk, men dansk og engelsk skal kunne fungere side om side.

”Der er behov for et ledelsesudspil i form af et regelsæt eller en række anbefalinger om, hvad KU’s holdning er til sprog og kommunikation. Udspillet bliver til på baggrund af arbejdet i to arbejdsgrupper med medarbejdere fra forskning, undervisning, administration samt studerende, med en styregruppe øverst, som i sidste ende skal tage stilling til arbejdsgruppens anbefalinger.”

”Arbejdsgrupperne diskuterer gennem et års tid og tager stilling til spørgsmål som, hvem skal kunne dansk, og hvem skal kunne engelsk, og hvornår skal man bruge hvad. Hvad gør vi med møder i forskellige udvalg og i organisationen i det hele taget? Det udelukker jo de internationale medarbejdere, hvis det foregår på dansk, og lægger en ekstra byrde på de dansksprogede, hvis det foregår på engelsk. Skal vi have møder på begge sprog? ”

Parallelsprogligt universitet

KU tænker på sig selv som et parallelsprogligt universitet. Det vil sige, at KU anvender både dansk og engelsk, men bruger det sprog, der er hensigtsmæssigt i den givne situation og i forhold til, hvem der er modtagerne.

”Hvis man har et institut, hvor 99 procent er ikke-dansktalende, giver det ikke mening at sende information ud på dansk. Så det er hensigtsmæssighed og et skøn, der afgør, hvad man gør, og hvornår det ene er relevant, og hvornår det andet. Vi hører også, hvad de andre universiteter gør, de kæmper jo med de samme problemer. Sprogpolitikken skal ikke ende med at ligge i en skuffe. Og derfor ligger der en ny opgave i at få den til at leve ude i vores universitetsverden. Vi skal fortælle om den og gøre den konkret og brugbar.

Målet er jo, at folk skal føle sig inkluderede, integrerede og informerede. Så vi skal finde ud af, hvordan sprogpolitikken skal sælges/formidles,” siger Hanne von Wowern og fortæller også, at de har et netværk med sprogfolk på de andre universiteter, hvor de mødes og taler om terminologi og arbejdsområder.

”Vi vil gerne have fælles fodslag om, hvad vi kalder ting – i det omfang det kan lade sig gøre.”

Hanne von Wowern kom til KU efter at have arbejdet med intern kommunikation i flere internationale virksomheder, og hun anbefaler, at man bruger sprogteknologiske værktøjer à la KU Translate i virksomheder, der arbejder med og på flere sprog.

”Det kan være en omfattende løsning, så det må komme an på behovet i den enkelte virksomhed. Hvis der er tale om meget fagterminologi, bør man også have en termbase. Der er næppe en ’one solution fits all’. Og samtidig er det vigtigt at passe på, at man ikke ekskluderer nogle, mens man inkluderer andre.”

”For os er det fint, at vi har fået de her værktøjer ud, men der er også tale om en kulturforandring eller et ændret mindset. Når vi kommunikerer internt, så bør det være på engelsk og dansk samtidig. Når vi taler parallelsprog, betyder det også samtidighed. Og det kan vi stadig slås med. Hov, for søren, vi skal også have den på engelsk. Men jeg hører folk sige, at det er blevet meget bedre indenfor de senere år,” slutter Hanne von Wowern. ●